(Projekt-) Portfoliomanagement

Verantwortlich für das Projektportfolio ist das Projektportfoliomanagement. Dies kann eine Einzelperson, aber auch ein Team sein.

• • • Hat die Verantwortung für das Erreichen der Portfolioziele
      (Inhalt, Kosten, Termin, Qualität)
    • Zusammenstellung und Verwaltung des Projektportfolios im Sinne vorgegebener Projektmanagementregeln
    • Portfolioplanung und –reporting
    • Verantwortlich für die Einhaltung und Umsetzung der geltenden Projektmanagementregeln

Ein Programmleiter und ein Projektleiter haben generell die gleichen Aufgaben. Lediglich berichtet der Projektleiter im Programm an den Programmleiter und nicht direkt an den Portfoliomanager. Dies gilt ebenso für den Teilprojektleiter.

 

Project Management Office (PMO)

• • • Projektportfolio Analyse und Reporting
    • Qualitätssicherung von Projektanträgen und Freigabe
    • Priorisierung von Projekten
    • Unterstützung der Projektleiter und Funktion als Eskalationsinstanz
    • Verantwortlich für die Einhaltung der Projektmanagement-Guideline
    • Hauptverantwortung für Projektmanagement-Systeme
    • Projektmanagement Competence Center

In vielen Organisationen gibt es keinen PMO, da diese Aufgaben im Portfoliomanagement inkludiert sind. Dies ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen der Fall.

 

Project Office (PO)

• • • Moderation von Projektmanagement-Meetings inkl. Meeting Minutes
    • Dokumentenverwaltung
    • Terminverwaltung
    • Konzeption der Trainingsprogramme und –materialien
    • Anwendungsunterstützung der PM-Tools

In vielen Organisationen gibt es keinen PO, da diese Aufgaben im Portfoliomanagement inkludiert sind. Dies ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen der Fall.

 

Programmmanager

Weist ein Projektportfolio mehrere Projekte auf, die inhaltlich stark verzahnt sind, kann es Sinn machen ein Projektprogramm einzurichten.

• • • Operative Steuerung des Projektprogramms
    • Überwachung und Unterstützung der Einzelprojekte des Programms
    • Eskalationsinstanz
    • Reporting

 

Projektleiter / Projektmanager

• • • an die Verfahren und Standards im Unternehmen gebunden (PM-Handbuch)
    • Sicherstellung der Erreichung der im Projektantrag definierten Ziele und Ergebnisse
    • Mitwirkung bei der Projektbesetzung
    • Fachliche + organisatorische Führung des Projektteams und Sicherstellung einer aufgabengerechten Projektorganisation
    • Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, Inhalten, Aufgaben, Ergebnissen, Personen, Terminen und Sachmitteln
    • Reporting an PM-Gremien
    • Strukturierung und Übergabe der Projektergebnisse nach Abschluss des Projektes zur Weiterverwendung im Unternehmen

 

Fachlicher vs. Organisatorischer Projektleiter: Häufig gibt es mehr als einen Projektleiter, wobei alle gleichberechtigt sind

Fachliche Aufgaben: Sicherstellung Zielerreichung, Mitwirkung bei fachlicher Projektbesetzung, Projektreporting aus fachlicher Perspektive

nicht fachliche Aufgaben: Sicherstellung Anwendung der PM-Guideline, Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, Aufwänden etc., Mitwirkung bei organisatorischer Projektbesetzung, Projektreporting

• • • Sicherstellung der Erreichung der im Projektantrag definierten Ziele und Ergebnisse
    • Fachliche und organisatorische Führung des Projektteams und Sicherstellung einer aufgabengerechten Projektorganisation
    • Mitwirkung bei der Projektbesetzung
    • Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, Inhalten, Aufgaben, Ergebnissen, Personen, Terminen und Sachmitteln
    • Reporting
    • Strukturierung und Übergabe der Projektergebnisse

 

Die Unterscheidung dieser hier im Kapitel genannten Rollen ist besonders wichtig. Aber gerade die Ähnlichkeit der Aufgaben und Bezeichnungen führt immer wieder zu Diskussionen und Problemen in Projekten.

Daher empfehle ich Ihnen sich diese Abgrenzungen besonders gut bei Ihrem Projekt aufzuschreiben, zu merken und immer wieder mit allen zu besprechen. Insbesondere wenn mal ein Problem auftritt. Die meisten Probleme treten auf, weil jemand meint er / sie müsse mehr Rechte haben als jemand Anderes oder ihm / ihr übergeordnet sein.

Die Aufgabenvielfalt von Portfoliomanagement und Projektmanagement ist groß und nicht immer leicht zu durchschauen. Haben Sie eine dieser Aufgaben inne, empfehle ich Ihnen ein weiteres entsprechend vertiefendes Seminar zu besuchen.